Gestão Documental em Processos de Trabalho

APRESENTAÇÃO

A busca por melhorias estruturais e consistentes tem feito com que as organizações revejam a condução de suas atividades de uma forma mais abrangente, onde as mesmas passam a ser analisadas não mais em termos de funções, áreas ou produtos, mas de processos de trabalho.

Como decorrência do conhecimento dos processos de trabalho destaca-se a necessidade de se complementar esse ciclo de conhecimento com a adequada gestão dos registros e documentos que são produzidos pelos processos. No que se refere aos registros cabe evidenciar a necessária gestão de toda a massa documental que tramita nos arquivos ativos e inativos das organizações, nos diversos suportes que são encontrados (papel, eletrônico etc.). Quando tratamos de documentos evidencia-se a importância de se documentar os processos de trabalho, considerando tanto as questões de forma como as de conteúdo, contemplando dessa forma o entendimento do ciclo de vida da documentação na organização.

Um novo desafio se impôs no cenário da gestão documental que é o atendimento à Lei de Acesso à Informação. Nesse contexto, ressalta-se que os processos de trabalho são os responsáveis pela geração das informações solicitadas pelos cidadãos. Para tanto, as organizações necessitarão reforçar a cultura de processos, bem como definir o fluxo das informações, a fim de atender as premissas e as implicações da referida Lei.

A QUEM SE DESTINA

Especialistas em gestão documental. Profissionais envolvidos no processo de organização, mudança e estruturação organizacional. Profissionais envolvidos com a implementação da Lei de Acesso à Informação. Profissionais que desenvolvem trabalhos na área de documentação e elaboração de documentos normativos. Secretárias, Assistentes, Supervisores, Consultores, Bibliotecários e Arquivistas, Técnicos de Arquivo.

RESULTADOS PARA OS PARTICIPANTES

• Conhecimento dos conceitos básicos de processos de trabalho.
• Conhecimento do ciclo de vida da documentação normativa dos processos de trabalho.
• Conhecimento de conceitos e de técnicas para tratamento de acervos documentais ativos e inativos.
• Domínio da informação básica para se implementar e gerenciar a documentação gerada pelos
• processos de trabalho.
• Domínio da informação sobre a Lei de Acesso à Informação e os desafios para implementar os
• procedimentos previstos na Lei.
• Apresentação dos conceitos sobre informação documentada, preconizados pela nova versão da NBR ISO 9001

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

• Contexto Organizacional
  • Pressões que afetam as organizações.
  • As necessidades de mudança e de inovação.
  • Eficiência e eficácia.
  • Processos de Trabalho.
• Processos de Trabalho
  • O que são processos de trabalho.
  • Estratégia X Processos de Trabalho.
  • Estrutura Organizacional X Processos.
  • Benefícios de um modelo de processos.
  • Metodologia para mapeamento de processos.
• Como Gerenciar e Implementar a Documentação Normativa dos Processos de Trabalho
  • O que é um documento normativo.
  • As funções básicas da documentação normativa.
  • A classificação e hierarquia das normas.
  • Ciclo de vida da documentação normativa.
  • Normas básicas para um sistema de documentação.
• Lei de Acesso à Informação (LAI)
  • Informações básicas
  • Avaliação dos modelos de arquitetura organizacional para as autoridades-chave no processo de implementação da LAI
  • Ouvidoria e Serviço de Informação ao Cidadão (SIC): atribuições e responsabilidades
  • Os programas de gestão documental e a LAI
  • A implementação do SIC.
• Sistemas de Gestão Documentação e Informação
  • A importância do gerenciamento eficiente e eficaz da informação.
  • Como gerenciar arquivos ativos e arquivos inativos.
  • Tabela de Temporalidade e Plano de Assuntos.
  • Organização da documentação: plano de assunto, métodos de arquivamento e higienização.
  • Passos básicos para estruturar um Sistema de Documentação.
  • Indicadores de Desempenho para Sistemas de Documentação e Informação
  • Gerenciamento Eletrônico da Documentação.
  • Erros e vícios mais comuns encontrados na Gestão da Documentação.
• A Norma NBR ISO 9001 e a Gestão da Informação Documentada
  • Conhecimento dos requisitos da Norma NBR ISO 9001 para gestão da informação documentada.
  • O que são documentos e o que são registros (informação documentada)
  • Processos de trabalho X gestão de documentos X gestão de registros
  • Como atender a nova versão da Norma NBR ISO 9001.

METODOLOGIA

As aulas serão expositivas estimulando-se a reflexão dos participantes, com a aplicação de exercícios práticos.